Lab9: een platform op maat en een duurzaam partnerschap

Lab9 is een toonaangevend Belgisch technologiebedrijf dat gespecialiseerd is in Apple-producten en -diensten. Als Apple Premium Partner baat Lab9 een netwerk van retailwinkels uit in heel België, waar een breed assortiment aan Apple-toestellen en accessoires wordt aangeboden aan consumenten. Naast retail biedt Lab9 ook gepersonaliseerde diensten aan voor bedrijven en onderwijsinstellingen via de Lab9 Pro-divisie, die op maat gemaakte IT-oplossingen, opleidingen en ondersteuning voorziet.

De Uitdaging

Doorheen de jaren ontwikkelde het bedrijf een eigen intern platform in FileMaker om de werking over de verschillende afdelingen heen te beheren. Maar naarmate Lab9 groeide, werd het systeem steeds complexer en moeilijker om intern te onderhouden.

Het systeem werd oorspronkelijk gebouwd door COO Stefaan Seye in FileMaker 2.0. Het groeide uit tot een bedrijfskritisch platform dat onder meer ERP, CRM en andere processen ondersteunde. In 2012 kwam Lab9 tot het besef dat er nood was aan een professionele herwerking en heropbouw, en klopten ze bij ons aan als ontwikkel- en designpartner.

Partnerschap met ClickWorks

ClickWorks nam het bestaande systeem volledig onder handen. We beperkten ons niet tot het opschonen ervan — we hebben het heruitgevonden. In nauwe samenwerking met Lab9 transformeerden we hun FileMaker-oplossing tot een krachtig platform op ondernemingsniveau, volledig afgestemd op hun veranderende noden.

Het herbouwde systeem bevat een meer gestructureerde architectuur, een verfijnde gebruikersinterface en krachtige automatiseringsfuncties.

Belangrijke Integraties en Technische Hoogtepunten

• Exact Online-integratie: We bouwden een naadloze tweerichtingssynchronisatie met Exact Online, waardoor financiële gegevens, facturen, productinformatie en klantendata automatisch gesynchroniseerd worden. Dit verminderde manuele invoer en verbeterde de nauwkeurigheid van gegevens over de afdelingen heen.
• PEPPOL e-invoicing: Om Lab9 te ondersteunen met gestandaardiseerde en conforme digitale facturatie, implementeerden we een PEPPOL-integratie. Hierdoor kunnen elektronische facturen veilig en automatisch verzonden worden naar klanten en overheidsdiensten binnen het Europese PEPPOL-netwerk.
• API-gestuurde architectuur: We voegden aangepaste API-koppelingen toe met externe diensten en interne tools, zodat Lab9 eenvoudig verbinding kan maken met logistieke platforms, CRM-systemen en e-commerce tools. Het systeem ondersteunt nu realtime updates en een multi-channel aanpak.
• Gebruikersrechten en toegangen: Met FileMaker’s beveiligingsmodel en aangepaste scripts introduceerden we toegangscontrole op basis van rollen, zodat gevoelige gegevens enkel zichtbaar zijn voor de juiste medewerkers.
• Taakautomatisatie: Via server-side scripting en geplande processen in FileMaker automatiseerden we terugkerende taken zoals dagelijkse synchronisaties, rapportages en statusupdates — wat veel tijd bespaart voor het Lab9-team.

Een recente uitbreiding was de integratie van de dienst-na-verkoopafdeling in het systeem. In samenwerking met het serviceteam ontwikkelden we een aangepaste FileMaker-oplossing specifiek voor hun servicewerking. Medewerkers kunnen hiermee binnenkomende toestellen registreren, herstellingen opvolgen, techniekers toewijzen en klanten informeren — allemaal vanuit één centraal systeem.

We beseften dat serviceprocessen vaak onder tijdsdruk verlopen, dus ontwierpen we de interface visueel helder, mobielvriendelijk en uiterst responsief. Zo kunnen zowel winkel- als backofficeteams vlot met het systeem werken. De Service Lab-oplossing biedt een uitzonderlijke gebruikerservaring dankzij een doordacht dashboard en duidelijke navigatie.

Enkele hoogtepunten:

• Gebruiksvriendelijk dashboard: Biedt in één oogopslag een overzicht van taken, inclusief wat nog moet gebeuren en wat al afgerond is.
• Tijdregistratie: Eenvoudige registratie van gewerkte uren door servicemedewerkers, met aandacht voor transparantie en verantwoording.
• Teamplanning: Geeft inzicht in de beschikbaarheid van collega’s en laat toe om taken vlot te verdelen — cruciaal voor een goede samenwerking.

Gebouwd om Samen te Groeien

ClickWorks ondersteunt Lab9 vandaag nog steeds via een duurzame samenwerking. Eén van onze lead developers werkt elke week op locatie bij Lab9, zodat de verdere ontwikkeling van het platform nauw aansluit bij hun dagelijkse werking en behoeften.

Door onze steeds veranderende en toenemende behoeften om te zetten in een unieke maatwerkoplossing in FileMaker, heeft ClickWorks meegeholpen aan de groei van Lab9 Pro en Lab9 Stores. Vandaag is FileMaker het kopstuk van de Lab9 Group, met meer dan 300 medewerkers. Het herontworpen FileMaker-systeem, onderhouden en doorontwikkeld door ClickWorks, blijft centraal staan in de dagelijkse werking van de Lab9 Group en ondersteunt meer dan 300 medewerkers over verschillende teams en locaties heen.